Uno de los principales problemas con los que nos enfrentamos en la gestión del restaurante es la tendencia natural a cargar la estructura de personal por miedo a no poder dar un buen servicio.
Por ello es importante tener un método que nos permita, en un negocio tan variable, obtener la mejor aproximación posible a las necesidades de personal. Siempre con el objetivo de poder dar un servicio de calidad al coste mas ajustado posible.
A continuación le propongo un plan de acción.
Aspectos que deberíamos tener en cuenta:
1. Premisa número uno. La estructura de personal del restaurante depende de las ventas. Si su problema actual es que no puede reducir el coste de personal por que ya trabaja sobre mínimos, debería focalizarse en conseguir más clientes y más ventas. Si esto último no es posible su negocio sufrirá de una muerte lenta…
2- No debe utilizar un calendario fijo que se repita semana tras semana. Es recomendable utilizar un calendario de turnos de trabajo en base 0 (la estructura mínima de personas para dar el servicio) y construir el calendario de turnos en base a las ventas presupuestadas por día (primer problema: ¿disponemos de un presupuesto semanal de ventas? Si no es así vuelva a la casilla de salida y hasta que no tenga un presupuesto de su restaurante no continúe.
2. Estimar ventas por día de la semana. Las proyecciones de ventas se basan en las tendencias de las semanas anteriores y en los mismos días de la misma semana del año anterior. Y debemos tener en cuenta cualquier elemento que pueda distorsionar dicha previsión (por ejemplo el tiempo, un evento deportivo, un puente, etc)
3. Definir por cada posición las horas necesarias de trabajo, para dar respuesta a nuestra previsión de ventas. Asimismo debemos considerar las habilidades de cada empleado, ya que todos no van a responder igual a determinada carga de trabajo. Cuando se prevé una sesión fuerte debemos contar con el mejor equipo posible.
4. Calcular el presupuesto de personal, basado en las horas de trabajo del calendario de turnos, comparándolo con el presupuesto . Y a continuación responder a la siguiente pregunta: El presupuesto del coste de personal para esta semana, ¿Se corresponde con lo presupuestado? Si está por encima es cuando debemos plantearnos ajustar las horas a la baja, si está por debajo es cuando debemos buscar el equilibrio para no quedarnos cortos.
Cada semana deberíamos comparar el presupuesto con el coste actual de personal. De esta forma cada vez afinaremos más las necesidades de personal.
Todo el trabajo anterior puede parecer mucha inversión en horas, pero el coste de personal, después del coste de materia prima, es el coste más importante para un restaurante. Y si no siempre puede utilizar algún software de gestión que le permita “teorizar” sobre las necesidades de personal. Pero siempre deberá alimentarlo con la información de su presupuesto de ventas.
